數碼轉型迫在眉睫
香港超過七成社福機構仍使用超過五年的管理方式，部分甚至依賴紙本記錄。社福機構數碼化已不再是「錦上添花」，而是關乎機構生存的必要策略。
傳統管理的三大困境
紙本記錄的局限
一位資深社工形容：「我們花在找資料的時間，比實際提供服務的時間還要多。」查找一位服務使用者的歷史記錄，需要翻閱大量紙本檔案。
數據孤島問題
不同部門使用不同的 Excel 或系統，資訊無法流通，管理層難以獲得全面服務概覽。
報告與合規壓力
社署對報告要求日趨嚴格。缺乏統一社會服務管理系統，準備報告需大量人手，耗時且易出錯。
四階段轉型實踐
階段一：需求評估
組成跨部門工作小組，識別最急需改善的環節：
- 服務使用者資料管理（重複登記、資料分散）
- 活動管理（報名、出勤、場地）
- 員工排班與出勤記錄
- 服務統計與報告
階段二：系統選型
選擇涵蓋 CRM、HRM 和 ERP 的綜合平台，配合 AI 智能分析模組。
階段三：員工培訓
設立「數碼大使」制度，由每個部門選出技術較熟練的同事擔任部門內技術支援。安排基礎及進階培訓，持續支援答疑。
階段四：持續優化
定期收集回饋，與供應商合作改善。例如增加手機端快速出勤功能，讓外展同事即時記錄數據。
轉型成效（六個月後）
- 資料查詢時間：15 分鐘 → 30 秒
- 月度報告準備：5 天 → 半天
- 活動報名處理效率提升 70%
- 服務使用者滿意度提升 15%
常見障礙與對策
預算限制：選擇彈性定價的非牟利機構軟件，申請政府科技券資助。
員工抗拒：讓員工參與決策，提供充足培訓，讓他們親身體驗便利。
數據遷移：分批處理，優先遷移最常用數據。
私隱安全：確保系統符合《個人資料（私隱）條例》。
總結
社福機構數碼化是持續旅程。選擇合適的合作夥伴和系統，制定切實計劃，持續投入培訓和優化，才能在數碼時代提供更優質服務。
